为了贯彻落实《中华人民共和国档案法》，根据国家档案局“八号令”的规定，使档案工作有章可循，档案馆制定并多次修改、补充、完善了《hbs02红宝石线路档案管理制度汇编》和《江用科技学院各部门文件材料归档和档案保管期限表》，健全了档案的收集、整理、借阅、利用、保密、库房管理规章制度，明确了档案馆和档案工作人员职责。在档案利用服务工作中，我们的承诺是“主动、热情、及时，认真、负责、高效”，变被动服务为主动服务，通过多种渠道及手段提高档案信息的利用率。档案管理使用大型数据库“南大之星”网络版的档案管理系统，实现了计算机检索、统计和查询。

学校档案馆馆藏档案材料主要来源有青云学校、江西新亚商务学院、江西兴华工商学院、江西财经专修学院、江西理工专修学院、江西财经理工专修学院、江西新亚职业技术学院、江西城市职业学院、hbs02红宝石线路九个发展阶段在教学、科研、党政管理和其他各项工作活动中形成的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。学校虽然名称几经变更，但领导关系、工作性质和业务范围仍保持延续性，法人代表一直是创办人黄玉林董事长，因此，只确定一个全宗。全宗始于1984年。学院档案按照国家教委《普通高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》整理、分类、组卷、编目。1984-2022年，38年的党群、行政、教学、科研、外事、基建、设备、出版、财会、声像、实物等门类的档案已实行集中统一管理。建立了规范的全宗卷。现有馆藏总计：6733盒（卷）18.3万余件，目前档案管理系统目录信息总计6万余条。实物档案3612件。除上述11个门类的档案外，该全宗还包括hbs02红宝石线路建校30周年庆典的完整资料。

馆藏档案全部建立了案卷级目录数据库和文件级目录数据库。由于学校多层次、多形式的办学模式，学生学籍档案数量多，反映的学历层次多，为了便于管理和利用，均设二级类目。采取按年度一级类目下的二级类目横向排列，按档号顺序排架。

档案内容主要包括：

1、党群类：主要有学校党委、总支和党群部门工作计划、总结、会议记录、报告、决议、通报、请示和批复；党建、党员管理、思想政治、宣传教育、统战工作下发的各种通知；举办、举行重大庆祝、纪念活动剪报、安排；党委、总支、支部成立、换届、改选、调整的报告和审批材料；党代会，以党委名义召开的工作会议、文件材料；党员名册；发展新党员、预备党员转正、通知、存根、名单；党组织、党员情况、党费收缴、使用情况统计；群众团体材料有历届工代会、团代会、学代会会议材料；群众性活动、学生社团活动、社会实践材料；会员、团员奖惩材料等。

2、行政类：主要有学校和各部、各处工作计划、总结、规章制度；校董事委员会，校长办公会会议记录、纪要；学校评估材料、调查材料、经验总结、统计报表、大事记、学校更名的批文以及学校有关的请示、批复；机构设置、干部任免、师资培养、教师进修、职务职称评聘材料；教职工名册、统计报表等。

3、教学类：包括全日制中等专科教育、五年一贯制教育、专科教育、本科教育、成人教育、等活动中形成的文件材料。主要有规章制度、总结材料、教学检查、评估、优秀教学质量评奖材料、统计报表、学生运动会材料；学科、专业评估、申报、审批材料；教学计划、教学大纲、重要备课记录、社会调查、社会实践计划、总结；新生录取名册、学籍表、学生成绩总册、学生学籍变更、学生奖励、处分材料；招生专业介绍、新生录取材料；毕业生供需计划、合同、毕业证、派遣证存根领取签收册、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料等。

4、科研类：主要有规章制度、课题调研论证、立项、科研经费申请等文件材料。

5、基建类：主要有规章制度、计划、总结、全校性总体规划、设计总平面图、水、电、气管道分布图、红线图；勘察报告、防雷电装置检测使用认可证书；承包合同、协议书、招投标文件、工程设计任务书的报告、工程概算、结算材料以及建筑图纸等。

6、设备类：主要有设备管理工作中形成的规章制度、报告、总结、统计报表、仪器设备文件材料等。

7、出版类：本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、规章制度、出版物（hbs02红宝石线路学报）等。

8、外事类：主要有外事工作规章制度、计划、总结、外事工作会议材料；聘请外籍教师的计划、批复；出国（境）人员考察、访问材料等。

9、财会类：主要包括学校财务工作管理规定、计划、总结；财会业务活动中形成的会计报表、凭证、帐簿、报表、票据。

10、声像类：主要有领导参观、各种会议、演出、就业指导、警民共建、学生社团活动以及在党、政、工团各项活动中的照片、录音、录像、光盘等。

11、实物类：建立了校史陈列馆，提供档案陈列、展览服务。档案馆收集、整理了学校各个阶段的印章实物和学校自建校以来所获国家、省级、厅局级以上荣誉称号的奖牌、证书和优秀作品等实物。

更新时间：2022年12月9日