第一章总 则

第一条为进一步加强学生档案管理，提高学生档案的科学管理水平，有效的利用和保护档案，更好的为学生服务，为学校积累档案史料，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条学生档案是学校学生管理部门，按照党的教育政策记载学生在校期间形成的个人经历、政治思想、学习情况、日常表现等内容的主要材料，是全面考察了解学生在校表现的主要依据。

第三条学生档案管理要本着为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。

第四条学生档案管理是政策性极强的工作，由学校学工部门负责，学校人事、办公室等部门给予指导，各分院给予配合，实施统一管理。

第二章管理职责

第五条学生档案管理的职责：

（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；

（二）收集、鉴别和整理学生档案材料；

（三）办理学生档案的查阅、借阅；

（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；

（六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；

（七）办理其它有关学生档案事项。

第三章档案的收集内容和分类

第六条学生档案应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、准确地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。

第七条学生档案的内容及其分类：

（一）高考资料（高考准考证等，新生入学时收取）；

（二）高中档案（各分院在新生入学报到时统一收集，并办理收集回执记录登记（一份留底存根，一份交学生保存）。各班级对学生的高中档案一定要进行签字确认，没有的注明原因）；

（三）录取通知书（新生入学时收取，放复印件到学生档案袋内，原件上交校综合档案室永久保存）；

（四）新生报名表（入学报名时填写，放入学生档案袋）；

（五）体检表（新生入学后集中体检）；

（六）军训结业证（新生入学参加军训，军训合格发放证书）；

（七）学生在校情况登记表（新生注册后发放，每学年按时填写平时成绩及表现，此表是第六学期上交放入档案袋）；

（八）学生成绩汇总表（学籍卡，由教务处在第六学期审查合格打印盖章后放入档案袋）；

（九）学生年度鉴定表（按照学年集中填写、盖章）；

（十）毕业生登记表；

（十一）奖励和参加各种竞赛获奖证书及相关材料（平时及时收集复印件装入档案袋）；

（十二）资助材料（助学金及助学贷款相关材料）；

（十三）违规违纪记录（平时及时收集复印件装入档案袋）；

（十四）学籍异动材料（新生入学后转专业的所有材料复印件）；

(十五)毕业生论文评分登记表或相关材料（本科生档案袋必须材料）

（十六）参加社会实践（实习）活动鉴定表以及实践单位发放的考评证书及相关证明；

（十七）其它可供学校及社会录用人才时参考的材料和有保存价值的材料；

（十八）所有鉴定意见必须属实，盖章处须签署相关意见后方可加盖印章。

第四章学生档案的收集、鉴别与归档

第八条为了使学生档案适应社会发展的需要，应将学生成绩单及优秀学生、优秀学生干部、各类奖学金及学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体、美的材料，及时收集归档。

第九条各学院学工科应将学生在校期间所形成的新材料及时归档。

第十条收集归档的材料，应认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字。材料上必须标明分院和班级，并经组织审查盖章后方能归档。

第十一条不属于规定归档的材料，不得擅自归档。经过鉴别，凡属不应归档的材料退还原收集部门处理。

第十二条学生档案材料，须统一用十六开规格的办公用纸，如奖学金之类的表可用八开对折表格，不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第十三条有档案材料遗漏或不完整的，应及时与有关部门联系，予以补齐。

第十四条毕业生档案统一存放在学工处学生档案科。凡收集的归档材料，按时上交各学院学工科进行统一归档。

第十五条在学生毕业前一个月，建档完毕的学生档案材料进行最后一次审核，待毕业生报到证发放归档后再封签，办理转递和邮寄。

第五章档案的借阅

第十六条学生不得查阅或借阅本人或他人档案。

第十七条档案一般不外借。如确需借出使用，经学生所在分院分管学生工作领导和档案科管理负责人共同批准后方可办理借阅手续。

第六章档案的转递和邮寄

第十八条学生分配或就业后应统一由学工处档案科及时将档案转寄和邮寄（以下简称转寄）给毕业生工作单位或就业派遣单位。

第十九条转递和邮寄学生档案应遵守下列规定：

（一）学生档案应通过机要转递、EMS学生专用档案邮寄、派专人送取，不得交学生本人自带；

（二）转寄的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（三）转寄的学生档案必须按《学生档案的封装要求》《档案转递封面书写标准》的项目详细填写，严密包封；

（四）转寄毕业生档案，由档案科负责按毕业生所提供的地址转递（特殊情况，另行处理）；

（五）转寄出去的档案，都会给毕业生查询编码，及时查询档案到达情况，问题档案会在半月内寄回，逾期一月未寄回者，档案科应写信催问，以防丢失。

第二十条严格执行转寄制度，避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者，人事档案室应予妥善保管。

第二十一条保留学籍的学生、出国的学生，以及改派、缓派的学生，其档案可暂存学院两年。逾期后，由档案科负责转回其入学前生源所在地人事主管部门或向毕业生所提供的有效地址进行转寄。

第二十二条退学的学生，办理学籍变动手续后，其档案由分院转交档案科，再由档案科负责转回该生家庭所在地人事主管部门。

第七章纪律要求

第二十三条 毕业生档案未签封之前，严禁由个人带出校外。

第二十四条查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

第二十五条查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第二十六条 严肃档案管理工作纪律。各分院档案管理工作人员，须坚持原则，自觉遵守上级有关档案工作的规章制度，热心为学生和用人单位服务。有以下行为之一者，由学校对责任人给予行政或党纪处分：

(一)擅自提供、抄录、外借学生档案材料的；

(二)弄虚作假，涂改、伪造学生档案材料的；

(三)玩忽职守造成学生档案重大损失的。

第二十七条任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第八章附 则

第二十八条本专科生档案随实际情况办理、自考生档案参考此办法办理。

第二十九条本办法自印发之日起执行，解释权归学生工作处档案科。